فهم أساسيات RFI في البناء

فهم أساسيات RFI في البناء

تعد طلبات الحصول على المعلومات (RFIs) عناصر أساسية لتخطيط مشاريع البناء. عندما يرغب أحد أصحاب المصلحة في تحسين أو توضيح جانب معين من المشروع، يمكنه تقديم طلب معلومات للوصول إلى البيانات ذات الصلة. وبهذه الطريقة، يلعب RFI دورًا صغيرًا في إبقاء الجميع على اطلاع وضمان سير المشروع بسلاسة. إليك كل ما يحتاج المحترفون الطموحون إلى معرفته حول كيفية وأسباب وتوقيت طلبات المعلومات في صناعة البناء والتشييد.

المكونات الرئيسية لRFI

من المفترض أن توفر طلبات المعلومات رؤية وتفسيرًا، لذلك يجب أن تتبع بنية متسقة تعرض المعلومات بتنسيق سهل الفهم. تتكون معظم طلبات المعلومات من بضع صفحات فقط وتتضمن المكونات التالية:

  • مواصفات المشروع
  • اسم شركة البناء ومعلومات الاتصال بها
  • اسم المرسل إليه ومعلومات الاتصال به
  • تاريخ طلب RFI ورقمه والموعد النهائي للرد
  • العنوان والملخص والوصف التفصيلي لـ RFI
  • مساحة للشركة لمعالجة السؤال أو الاهتمام

يساعد الحفاظ على هذا التنسيق الموحد شركات البناء على صياغة استجابة موجزة وفي الوقت المناسب لطلب المعلومات. أصبح حسن التوقيت أكثر أهمية من أي وقت مضى في صناعة البناء والتشييد، حيث يتسبب نقص العمالة والمواد في تأخير متكرر للمشروع ويجبر المقاولين على تمديد الجداول الزمنية. يؤدي تقليل الاختناقات المعلوماتية إلى استمرار تقدم المشروع.

يمكن لشركات البناء أيضًا اتخاذ قرارات سريعة بشأن طلبات المعلومات (RFIs) بفضل التطورات الحديثة في برامج الإدارة. يتم تخزين جميع مجموعات بيانات المشروع وأوصافه في موقع رقمي مركزي بدون أي أعمال ورقية غير ضرورية، مما يسمح لأصحاب المصلحة برؤية التحديثات في الوقت الفعلي والوصول إلى أحدث الإصدارات من المستندات المهمة - بما في ذلك طلبات المعلومات.

هناك سبب آخر لزيادة فعالية RFI وهو نمو البيانات الضخمة في مجال البناء. أصبح بإمكان المتخصصين في الصناعة الآن الوصول إلى كميات أكبر من البيانات أكثر من أي وقت مضى، وذلك بفضل نمو أدوات تحليل الذكاء الاصطناعي (AI). تسمح المزيد من البيانات المتاحة للمقاولين وأصحاب المصلحة بإجراء تقديرات وعطاءات دقيقة تؤدي إلى قرارات طلب المعلومات.

أنواع طلبات المعلومات

على الرغم من أن طلبات المعلومات تتبع عمومًا نفس القالب، إلا أن كل طلب يركز على تطبيق محدد. ويحدد تصنيفها من يحتاج إلى إرسال واستقبال المعلومات المطلوبة.

تتضمن الطلبات الرئيسية التي قد تتلقاها شركة البناء خلال مشروع متوسط ما يلي:

  • مشكلات عامة: يتناول هذا النوع من طلبات المعلومات نطاقًا واسعًا من المواضيع، بدءًا من المستندات المفقودة إلى جداول الموظفين وحتى ضمانات المعدات. إنها طريقة سريعة وبسيطة لمعالجة المشكلات اليومية التي قد تنشأ أثناء المشروع.
  • التصميم: تلعب طلبات المعلومات دورًا رئيسيًا في تتبع عملية التصميم ومساعدة المقاولين على تنفيذ التغييرات.
  • الجدوى: غالبًا ما يكون هذا النوع من طلبات المعلومات جزءًا من تقييم الجدوى الذي حدد نقاط الضعف في ميزانية المشروع أو الخدمات اللوجستية.
  • التنسيق: يتعامل طلب المعلومات هذا مع المخاوف المتعلقة بالسلامة في مكان العمل وتعارضات جدولة المشروع.
  • إدارة الموارد: سيستخدم المقاولون طلب المعلومات هذا عندما يحتاجون إلى إجراء تعديل على الجدول الزمني يؤثر على تخصيص الموارد.
  • حذف النطاق: عندما يريد أحد أصحاب المصلحة أو مخطط التصميم إزالة ميزة معينة من تصميم المشروع، فإنه سيطلب حذف النطاق.
  • هندسة القيمة: يتعامل هذا النوع من طلبات المعلومات مع المقترحات الجديدة لتحسين كفاءة تكلفة المشروع.
  • تغيير في المواصفات: في أي وقت يريد شخص ما تغيير شيء ما في تصميم المبنى، سيطلب تغييرًا في المواصفات. يمكن أن تشمل هذه التغييرات السمات المعمارية والمواد والمساحة الإجمالية للمتر المربع.

هناك أيضًا ثلاث خطوات أساسية يتبعها كل RFI:

  1. التقديم: سيقدم الطرف الذي يسعى للحصول على معلومات جديدة طلب معلومات إما عن طريق إرساله مباشرة إلى المقاول أو إلى وسيط. غالبًا ما يستخدم أصحاب المصلحة وسيطًا إذا لم يكونوا في الموقع، بينما يمكن لمخططي التصميم أو المقاولين من الباطن التوجه مباشرة إلى المقاول للحصول على الإجابات.
  2. الرد: يقوم المستلم بإعداد الرد وإرساله قبل الموعد النهائي لطلب المعلومات. في بعض الأحيان يكون الرد متاحًا في نفس اليوم، ولكن من الممكن أيضًا أن يظل بدون حل لعدة أيام إذا كان الطلب يتضمن إصلاحًا شاملاً للمشروع.
  3. التقييم: يقوم الطرف الأول بتقييم الاستجابة وتحديد ما إذا كان قد تم حل الحالة أم لا. إذا لم يتناول الرد سؤال RFI أو مخاوفه، فقد تكون هناك حاجة إلى RFI آخر أو طريقة أكثر رسمية للمراسلة.

يوجد موضوع شامل وواضح يربط بين كل نوع من أنواع RFI. على الرغم من أنهم قد يركزون على مواضيع مختلفة، إلا أنهم يشتركون في نفس الهدف المتمثل في تحسين سير عمل المشروع. من السهل أن تضيع المعلومات في خلط ورق اللعب ولا تصل أبدًا إلى الموظفين المناسبين. وإذا حدث ذلك، فإن طلب المعلومات هو مسار عمل سريع وموثوق.

التحديات مع RFI

على الرغم من أن طلبات المعلومات تتبع إجراءً مباشرًا، إلا أنه لا تزال هناك بعض نقاط الضعف. المشكلة الأكثر وضوحًا هي احتمال حدوث تأخيرات كبيرة وتجاوز التكاليف إذا لم يتم حل طلب المعلومات في الوقت المحدد. إذا كان طلب المعلومات يهدف إلى معالجة مشكلة ملحة، فيمكنه تعليق المشروع بأكمله حتى يقوم المستلم بصياغة رد.

وفقًا لدراسة أجريت عام 2013 حول فعالية التكلفة لأكثر من مليون طلب معلومات، وجدت شركة Navigant Consulting أن متوسط تكلفة الطلب يبلغ 1080 دولارًا في المتوسط، واعتبر 10% منها "غير مبررة". علاوة على ذلك، لم يتلق حوالي 25% من طلبات المعلومات ردًا بحلول الموعد النهائي لأن الطلبات كانت غير ضرورية أو كان من المستحيل إكمالها.

من أجل مواجهة هذه التحديات، يجب على الشركات وضع توقعات واضحة لبروتوكولات RFI الخاصة بها وتوفير أكبر قدر ممكن من السياق عند تقديم واحدة. ويجب أن تكون الطبيعة الدقيقة للسؤال أو سوء الفهم واضحة لجميع الأطراف المعنية.

سيساعدهم استخدام البرامج المتقدمة أيضًا على التواصل دون ارتباك وتحديد الحلول في الوقت الفعلي بدلاً من تأخير المشروع مع المواعيد النهائية الفائتة.

كيف يعمل الذكاء الاصطناعي على تحسين RFI

لقد أدى التطور السريع للذكاء الاصطناعي (AI) إلى جعل التواصل في مجال البناء أسهل بكثير. اسم اللعبة هو التحليلات التنبؤية. بدلاً من التكهن بشأن مشكلات المشروع وتقديم طلب معلومات بدون سبب وجيه، يمكن لمحترفي البناء الاستفادة من برامج الذكاء الاصطناعي لتوقع المشكلات قبل ظهورها.

تستخدم التحليلات التنبؤية الخوارزميات الإحصائية والبيانات الخارجية للتنبؤ بالاتجاهات المستقبلية. في سياق البناء، تساعد هذه الخوارزميات المديرين على التنبؤ بالمخاطر والتخفيف من حدتها قبل أن تتسبب في حدوث اضطراب. ربما لا يزال يتعين على الموظف تقديم طلب معلومات، ولكنه سيتضمن المعلومات الضرورية لحل المشكلة.

ساعدت تقنية هندسة الذكاء الاصطناعي أيضًا في تقليل عدد طلبات المعلومات من خلال توفير مخططات بناء دقيقة وتنظيم المستندات وتتبع المخزون وتحسين عمليات التسليم. يؤدي تحسين مهام إدارة المشروع الحاسمة هذه إلى تقليل الاشتباكات بين الأقسام وبالتالي تقليل طلبات المعلومات.

يساعد الذكاء الاصطناعي أيضًا الشركات على تتبع دقة طلبات المعلومات من خلال تجميعها في فئات مماثلة واكتشاف الاستجابات تلقائيًا. يتولى برنامج استجابة RFI الكثير من الجهد اليدوي المتضمن في عملية RFI، بما في ذلك إنشاء قوالب مخصصة وإرسال ملاحظات ميدانية على الفور مع تحديثات في الوقت الفعلي إلى الموظفين المناسبين. يتم تبسيط جميع الاتصالات على نفس المنصة عبر الإنترنت. ليست هناك حاجة إلى مستندات ورقية أو تقارير مكتوبة.

RFI - تحدي ولكنه حاسم

يتفق جميع المتخصصين في مجال البناء على أن طلبات المعلومات هي عمليات حاسمة لاكتشاف مشكلات المشروع وحلها. ومع ذلك، لا يمكنهم العمل بكامل إمكاناتهم إلا إذا قام المقاولون وأصحاب المصلحة والعملاء بتضمين المعلومات الصحيحة. وسيستمر هذا التحدي حتى تستثمر كل شركة في برامج إدارة قادرة تعمل على تحسين التواصل والتعاون.

دعنا نساعدك في أتمتة المهام!

مع Premier، لا داعي للقلق بشأن محاسبة البناء أو أي خطوة أخرى لإدارة المشروع. اطلب عرضًا توضيحيًا لترى كيف يمكن لميزاتنا أن توفر لك الوقت وتزيد أرباحك إلى الحد الأقصى!

photo

إيفيلين لونج كاتبة ورئيسة تحرير مجلة Renovated. تم نشر أعمالها بواسطة NCCER ومجلة Build ومنشورات أخرى عبر الإنترنت.