كيفية إنشاء فواتير الوقت والمواد لمشاريع البناء

كيفية إنشاء فواتير الوقت والمواد لمشاريع البناء

هناك أنواع مختلفة من طرق الفوترة في صناعة البناء والتشييد. واحد منهم هو فواتير الوقت والمواد. يفضل بعض المقاولين العامين هذا الإجراء، لأنه ينقل معظم المخاطر إلى عملائهم. أي تكاليف يتم تكبدها تخرج من جيب العميل، وليس من جيب المقاول. تسمح لهم فواتير T&M بالتركيز على أرباحهم وتقليل الاهتمام بالطبيعة غير المتوقعة للتعاقد. على الرغم من أن الاتفاقيات واضحة ومباشرة، إلا أن عملية تجميع الفاتورة قد تكون أمرًا شاقًا لأنه من الضروري جمع جميع الإيصالات طوال المشروع وأي مستندات داعمة. عامل الوقت المناسب لإدخال البيانات يدويًا (والأخطاء التي تصاحبها)، وتصبح العملية أكثر تعقيدًا. ولحسن الحظ، يوجد برنامج لإعداد فواتير الوقت والمواد يمكنه إنشاء فواتير دقيقة واحترافية بسرعة وسهولة. تعلم كيفية استخدام هذه الطريقة أدناه!

ما هي فواتير الوقت والمواد؟

يتضمن تنسيق فواتير الوقت والمواد أن يقوم المقاول بتحصيل رسوم من العميل، بكل معنى الكلمة، مقابل الوقت والمواد. يقوم المقاول بسداد فواتير كل ساعة عمل يتم إنفاقها في المشروع، بالإضافة إلى أي مواد تم شراؤها لهذه المهمة. عادةً ما يتم تحديد معدلات العمالة بتنسيق بسيط في العقد، على الرغم من أن هذه المعدلات يمكن أن تختلف اعتمادًا على التاجر الذي يعمل في المشروع.

علاوة على معدلات العمالة وتكاليف المواد، تسمح بعض العقود للمقاول برفع تكلفة المواد قليلاً. مرة أخرى، هذا شيء سيحدده العقد بوضوح، ولكنه يساعد المقاول في الحفاظ على هامش ربح أكثر صحة. إذا قرر العميل استخدام مواد عالية الجودة، فإن ربح المقاول سينمو وفقًا لذلك.

لحساب فاتورة الوقت والمواد، يحتاج العقد إلى ضرب ساعات العمل بالمعدل المتفق عليه لكل تجارة وإضافته إلى تكاليف المواد (بالإضافة إلى هامش الربح، إذا كان العقد مسموحًا به). يعد هذا تنسيقًا شفافًا للغاية للفوترة حيث يكون العميل على علم بكل شيء بخلاف سعر الساعة المدفوع للطاقم.

تُعتبر عقود الوقت والمواد هي الأكثر ملاءمة للمشاريع التي لا يكون نطاقها واضحًا تمامًا. إذا كان العميل مترددًا أو كان المشروع جاهزًا لتحمل تكاليف غير متوقعة، فهذا يساعد على إبقاء المقاول والعميل على نفس الصفحة. كما أنه يلغي التقدير الدقيق، مما يسمح للمقاولين بالبدء في العمل على الفور.

يحتوي تنسيق الفوترة هذا على بعض العيوب. يجب على المقاولين أن يكونوا دقيقين في حفظ السجلات، من الإيصالات إلى ساعات العمل. خسارة واحدة للنفقات، ويتقلص هامش الربح. كما أن تكاليف إطلاق المشروع تقع على عاتق المقاول، مما يجعل إعداد الفواتير في الوقت المناسب بمثابة اقتراح مغرق أو سباحة.

Man using the computer.

كيفية حساب فواتير الوقت والمواد

الخطوة الأولى لكي ينجح المقاول في إعداد فواتير الوقت والمواد هي حفظ السجلات التفصيلية بدقة. ويتضمن ذلك توثيق العمالة واستئجار المعدات أو شرائها والمواد.

ما هي المستندات التي يجب تضمينها في فواتير الوقت والمواد؟

لكل مشروع متطلبات مختلفة للفوترة، بما في ذلك المستندات الداعمة التي يريدها العميل مع الفاتورة. نظام إدارة المستندات لبرنامج Premier Construction Software يجعل الأمر سهلاً. ستتضمن معظم فواتير الوقت والمواد النسخة الاحتياطية التالية.

فاتورة

يجب أن تتضمن الفاتورة ملخصًا للمبلغ، بما في ذلك عدد ساعات العمل ومعدل العمالة ونفقات المواد والعلامة الإجمالية.

قائمة المعاملات

قم بتضمين تقرير تفصيلي عن ساعات العمل والتكاليف التي تقوم بتحرير فواتيرها. سيرغب العميل في مراجعة هذه القائمة للتأكد من دقتها واستخدامها لأغراض إعداد التقارير.

نسخ من الفواتير والإيصالات

سيحتاج معظم العملاء إلى نسخ من فواتير حساباتك الدائنة وإيصالات المتجر الخاصة بالمشتريات الصغيرة التي يتم استخدامها لتحديد مبلغ الفاتورة. يمكنك تجنب قضاء ساعات في هذا الأمر عن طريق استخدام أداة إدارة المستندات لإضافة نسخ من الفواتير ذات الصلة تلقائيًا إلى البريد الإلكتروني.

نسخ من الجداول الزمنية أو تقارير الرواتب المعتمدة

قد يرغب العملاء أيضًا في مراجعة نسخ من الجداول الزمنية لموظفيك والتي توضح ساعات العمل. إذا كان المشروع هو الأجر السائد، فقد يتعين عليك أيضًا تقديم تقارير رواتب معتمدة، تسرد جميع الموظفين في المشروع، وساعات عملهم كل أسبوع، وتشهد على أنهم حصلوا على الأجور والمزايا الصحيحة.

الإفراج عن الامتيازات أو التنازلات

قد يطلب بعض العملاء نسخًا من إعفاءات الامتياز أو التنازلات من الموردين والمقاولين من الباطن كدليل على أنه تم الدفع لهم.

لا يجب أن تكون فواتير الوقت والمواد مضيعة للوقت!

تتطلب فواتير الوقت والمواد لمشاريع البناء اهتمامًا شديدًا بالتفاصيل. إن القدرة على وضع إصبعك أو الماوس على كل إيصال وجدول زمني ينطبق على المشروع سيضمن أنك لن تترك أموالاً على الطاولة. وكلما كانت هذه العملية أسرع وأكثر دقة، كان ذلك أفضل.

سيساعد استخدام نظام إدارة المستندات الخاص بـ Premier مع وحدة فوترة الوقت والمواد في تبسيط هذه العملية. ستتمكن من إنشاء فواتير دقيقة على الفور، بدون البنود المفقودة أو التكاليف المنسية. ومن خلال التوقيعات الإلكترونية، ستتمكن أيضًا من تقليل مقدار الوقت المستغرق للحصول على الدفع.

إذا كان فريقك يواجه صعوبة في تجميع الوقت وفواتير المواد، فدعنا نعرض لك طريقة أبسط وأسهل. احجز عرضًا تجريبيًا اليوم لمشاهدته مباشرة واحصل على التحكم المالي والوضوح في مشاريعك!