المستندات الأساسية للمقاولين من الباطن التي يجب عليك جمعها

المستندات الأساسية للمقاولين من الباطن التي يجب عليك جمعها

قبل أن تبدأ العمل مع مقاول فرعي جديد، هناك العديد من أوراق الامتثال التي يتعين عليك جمعها منه. تساعد وثائق المقاولين من الباطن، مثل إثبات التأمين ونسخ التراخيص، في تقليل المخاطر في مشاريع البناء. غالبًا ما تكون المستندات مطلوبة بموجب العقد المبرم مع المالك، أو قد يطلبها المقاولون العامون وفقًا لاتفاقية المقاول من الباطن. الهدف من جمعها هو التأكد من أن العمل سيتم إنجازه بالطريقة المحددة في العقد وحماية المقاول العام والمالك من التكاليف أو الأضرار المحتملة التي يسببها المقاول من الباطن. يريد المقاولون العامون التأكد من تواجد الموظفين لإنهاء المشروع وتقديم عمل عالي الجودة، مع التأمين والسندات اللازمة لتغطية أي أضرار قد تحدث أثناء المشروع. سنرشدك إلى ما هي مستندات المقاول من الباطن ونخبرك بالمستندات التي تحتاج إلى جمعها وتتبعها!

ما هي وثائق الامتثال، وأي منها ضرورية؟

قبل أن نتناول مستندات المقاولين من الباطن التي يتعين عليك جمعها، فلنتوقف لحظة لفهم سبب أهمية مستندات الامتثال هذه. يُطلب منهم تأكيد ما إذا كان الشخص يستوفي الحد الأدنى من المتطلبات للعمل مع شركتك. فهي تساعد على ضمان استيفاء المقاول من الباطن للمتطلبات القانونية لممارسة العمل، بالإضافة إلى أية شروط إضافية.

تتطلب كل شركة مستندات مختلفة من المقاولين من الباطن. عادةً ما تكون هذه الأمور مبنية على العقود، لذا تأكد من مراجعة النقاط المحددة. قد يتم أيضًا جمع بعض المستندات الخاصة بالمشروع، على النحو المحدد في العقد المبرم مع صاحب المشروع. سنبدأ بالمستندات الأساسية التي يجب عليك جمعها من جميع المقاولين من الباطن، ثم ندرج بعض المستندات الاختيارية ولكن قد تكون مطلوبة.

رخصة المقاول

ليس هناك ما هو أكثر أهمية من التحقق من ترخيص المقاول من الباطن الخاص بك للعمل في الولاية والمدينة التي يقع فيها المشروع. لا تتطلب جميع الولايات ترخيصًا للمقاولين من الباطن، لذا تأكد من مراجعة اللوائح أولاً.

يضمن أن المقاول من الباطن لديه تغطية تأمينية، وعادة ما تكون سندات صغيرة لتغطية النزاعات والمطالبات، وأنهم مسجلون للعمل في تلك الولاية. بالنسبة لمقاولي التجارة، يضمن الترخيص أيضًا مستوى من المعرفة والتعليم. بمجرد التحقق من ذلك، تأكد من أن الترخيص يظل في وضع جيد من خلال مراجعته بانتظام للتأكد من أن وثائق التأمين والسندات تظل سارية.

شهادات التأمين أو إثبات التأمين

هناك نوعان من التأمين التجاري الذي يجب أن يتمتع به جميع المقاولين من الباطن: المسؤولية العامة وتعويضات العمال. تحمي هذه السياسات الشركة في حالة السرقة أو التلف أو الإصابة. يمكنك أيضًا طلب إثبات التأمين على السيارات إذا كان المقاول من الباطن يمتلك سياراته الخاصة.

ألق نظرة لمعرفة ما إذا كانت السياسة لم تنته صلاحيتها وأنها تحتوي على حدود المطالبة المناسبة وفقًا لعقد المقاول من الباطن. يمكن أيضًا إضافة شركتك كمؤمن إضافي إلى بوليصة التأمين الفرعي، لذا تأكد من الإشارة إلى ذلك أيضًا.

Men shacking hands.

نموذج W9

يجب على جميع المقاولين من الباطن تزويدك بنموذج IRS W9. تتيح لك هذه الوثائق معرفة نوع الشركة التي ينتمي إليها المقاول من الباطن (شركة، شركة ذات مسؤولية محدودة، مالك وحيد، إلخ)، بالإضافة إلى رقم التعريف الضريبي أو رقم الضمان الاجتماعي إذا كان فردًا. ستحتاج إلى هذه المعلومات لإعداد تقارير نهاية العام وإرسال 1099 نموذجًا إلى هؤلاء المقاولين من الباطن والموردين.

سندات المشروع

قد تتطلب بعض المشاريع، ومعظمها حكومية وعامة، ضمانات أداء وسداد. لا يطلب جميع المقاولين العامين من المقاولين من الباطن إعادة سند المشروع، ولكن إذا قمت بذلك، فستحتاج إلى الحصول على نسخة من هذه السندات لملفاتك. ستحتاج إلى دليل على إصدار السندات، بالإضافة إلى معلومات السندات المحددة، في حالة اضطرارك أنت أو مالك المشروع إلى تقديم مطالبة.

وثائق امتثال المقاول من الباطن الاختيارية

يجوز لشركتك اختيار ما إذا كانت تريد جمع ومراجعة مستندات إضافية أو الاحتفاظ بالأساسيات فقط. إذا كنت بحاجة إليها، فيجب عليك تضمينها في نموذج اتفاقية المقاول من الباطن.

SDS / MSDS

يشترط بعض المقاولين العامين أن يقوم جميع المقاولين من الباطن بتسليم SDS (أوراق بيانات السلامة) أو MSDS (أوراق بيانات سلامة المواد) الخاصة بهم كجزء من حزمة الامتثال الخاصة بهم. ويجب أن يكون الأخير في كل موقع عمل عندما يستخدم المقاول مواد كيميائية أو مواد خطرة.

وغالبًا ما تكون هذه المهام خاصة بالوظيفة، حيث يتطلب كل مشروع منتجات مختلفة. يمكن أن تحل الاشتراكات في خدمات MSDS التي توفر موقعًا إلكترونيًا أو رقم هاتف محل تقديم المستندات الورقية.

سياسات السلامة

يجب أن يكون لدى كل مقاول من الباطن دليل سلامة أو مجموعة من سياسات السلامة التي يضعها في مشاريعه. يطلب بعض المقاولين العامين من المقاولين من الباطن إرسال هذه السياسات، حتى يمكن مراجعتها للتأكد من امتثالها للمتطلبات العامة.

تتضمن بعض السياسات الرئيسية التي تحتاج إلى مراجعة لبيان المقاول من الباطن الحماية من السقوط، ومعدات الحماية الشخصية (PPE)، وحماية السيليكا، والسياسات الصحية. يتعين على جميع المقاولين من الباطن الالتزام بهذه المتطلبات عندما يتعلق الأمر بالفحوصات الصحية، وتوافر معدات الوقاية الشخصية، وحفظ السجلات.

الحفاظ على كل شيء منظمًا بمساعدتنا!

يجب على المقاولين تتبع استلام وانتهاء وثائق المقاول من الباطن هذه لضمان امتثال العقد في جميع الأوقات. يجب على المقاولين العامين تطوير نظام للتحقق وتسجيل ومتابعة المعلومات المفقودة أو منتهية الصلاحية.

يمكن لأنظمة المحاسبة، مثل أنظمةنا، أن تساعد من خلال تتبع تواريخ انتهاء التأمين والتراخيص، وتقديم إشعار تلقائي عند انتهاء صلاحيتها. وهذا يجعل تتبع الامتثال أسهل من خلال مركزية البيانات، وتوفير الإشعارات، والسماح للمقاولين بأن يكونوا استباقيين في تتبع المعلومات.

يساعد ذلك المقاولين العامين على التأكد من أن معلومات الامتثال الخاصة بهم محدثة، مما يقلل من مخاطر المشروع. إذا كنت بحاجة أيضًا إلى نماذج عقود المقاولين من الباطن، فيمكن لبرنامجنا توفيرها في ثوانٍ. اتصل بنا وابدأ مع Premier Today!