كيفية إنشاء فواتير التكلفة الإضافية لمشروع البناء

كيفية إنشاء فواتير التكلفة الإضافية لمشروع البناء

في الأسبوع الماضي، شاركنا التفاصيل الدقيقة لفواتير التقدم من خلال استخدام جدول القيم. سنركز هذا الأسبوع على فواتير التكلفة الإضافية. كلما أمكن ذلك، يفضل العديد من المقاولين استخدام عقود التكلفة الإضافية لمشاريع البناء الخاصة بهم. تساعد هذه العقود على تقليل مخاطر المقاول، حيث سيقوم العميل بتعويضهم عن معظم التكاليف المتكبدة خلال المشروع. وهذا يشمل أيضًا المشكلات والتجاوزات غير المتوقعة؛ إنها مشكلة العميل، وليس المقاول. في حين أن المخاطر الأقل جذابة بالتأكيد، إلا أن إعداد فاتورة محكمة التكلفة بالإضافة إلى ذلك يمكن أن يمثل تحديًا. يجب على المقاولين تتبع جميع التكاليف المتكبدة خلال فترة الفاتورة، وزيادتها بنسبة مئوية محددة في العقد، وتوفير الوثائق الداعمة لإرسالها للمراجعة. يمكن أن يستغرق جمع البيانات وإدخالها ساعات طويلة، وقد يؤدي خطأ صغير إلى إحداث تأثير كبير على النتيجة النهائية للمقاول. يعمل برنامج Premier Construction Software على التخلص من معاناة الفواتير ذات التكلفة الإضافية، حيث يقدم حلاً شاملاً للمقاولين لإنشاء الفواتير وتوفير الوقت.

ما هي فواتير التكلفة الإضافية؟

قد يكون إنشاء فاتورة التكلفة الزائدة أمرًا مهمًا، ولكن أساسيات فاتورة التكلفة الزائدة هي في الواقع بسيطة للغاية. ستحتوي فاتورة التكلفة الإضافية على مجموعة من جميع التكاليف التي يتكبدها المقاول في المشروع. بشكل عام، هذه تكاليف مباشرة مثل تكاليف المواد والعمالة وربما تكاليف التعبئة. يتم حساب هذه التكاليف (مع إثبات في شكل إيصالات، وجداول زمنية، وفواتير، وما إلى ذلك) ثم يتم ترميزها بنسبة مئوية يحددها العقد.

سيعتمد إجمالي الفاتورة دائمًا على التكاليف المتكبدة على المشروع خلال فترة الفوترة. لذا، إذا كانت فترة فوترة معينة ثقيلة على المقاولين من الباطن والبائعين والمواد، فقد تكون الفاتورة أعلى بكثير من فترة فوترة أخف. ويختلف هذا عن الفوترة المرحلية، حيث يقوم المقاولون بإعداد الفواتير على أساس النسبة المئوية لإنجاز المشروع.

هناك اختلاف آخر عن فواتير الدفع المرحلي وهو أن فواتير فواتير التكلفة الإضافية تكون أكثر أهمية. عندما تتطلب مدفوعات التقدم صورًا فوتوغرافية لمستندات مكتملة أو توقيعات من المفتشين، فإن إعداد فواتير التكلفة الإضافية يتطلب توثيقًا ورقيًا. كل تكلفة، بدءًا من فواتير المواد وحتى الجداول الزمنية (حتى تكاليف مواقف السيارات إذا كان العقد محددًا)، يجب جمعها وحسابها وإثباتها للعميل. بمعنى آخر، التوثيق هو كل شيء.

نظرًا لأن عقود التكلفة الإضافية لديها القدرة على تجاوز الميزانية بشكل كبير استنادًا إلى المواد المختارة والمشكلات غير المتوقعة، فإن العملاء عادة ما يكونون مميزين للغاية بشأن التكاليف التي سيغطيونها. ويضمن الاعتماد على نظام إدارة المستندات الخاص ببرنامج Premier Construction Software أن كل شيء منظم ومدروس.

كيفية حساب التكلفة الإضافية للفواتير

الخطوة الأولى لنجاح المقاول بموجب عقد التكلفة الإضافية هي حفظ السجلات التفصيلية بدقة. يتضمن ذلك توثيق العمالة وتأجير المعدات أو مشترياتها والمواد وأي تكاليف أخرى تتعلق بالمشروع - المباشرة وغير المباشرة. أي من هذه التكاليف خلال فترة الفاتورة تحتاج إلى المحاسبة.

يحتاج المقاولون إلى تسجيل كل هذه التكاليف في نظام المحاسبة الخاص بـ Premier Construction Software لضمان قدرة المقاول على تحصيل الرسوم منها عندما يحين وقت إصدار الفاتورة. كما يحتاجون أيضًا إلى دمج أي دفاتر أستاذ منفصلة أو سجلات زمنية أو إدخالات تكلفة الوظيفة مع الوظيفة. أي تكلفة يتم تجاهلها أو نسيانها عن طريق الخطأ تأتي مباشرة من أرباح المقاول.

مع حساب جميع التكاليف وتوثيقها، يمكن لأداة الإنشاء التلقائي لبرنامج Premier Construction Software جمع كل هذه التكاليف في تقرير واحد أنيق وسهل الفهم خاص بالمشروع. سيكون لديك القدرة على مراجعة كل سطر، ويمكنك وضع علامة على كل تكلفة ليتم إصدار فاتورة بها الآن، أو إصدار الفاتورة لاحقًا، أو عدم إصدار الفاتورة مطلقًا (بالنسبة للتكاليف غير المباشرة التي لا يغطيها العقد).

بمجرد تحديد جميع التكاليف وتعيينات الفواتير الخاصة بها، سيقوم برنامج Premier Construction Software تلقائيًا بحساب الفاتورة. سيقوم النظام تلقائيًا بتحديد السعر المناسب لكل ساعة عمل حسب قانون العمل. ويمكنك تعيين وحدة فوترة التكلفة الإضافية لإضافة نسب مئوية محددة لهوامش أسعار المواد تلقائيًا، مع الاهتمام بحساب الربح المهم دائمًا للفاتورة بأكملها.

بعد مراجعة الفاتورة، سيقوم برنامج Premier Construction Software تلقائيًا بإرسال الفاتورة عبر البريد الإلكتروني إلى عميلك. سيتمكن عميلك من فتح الفاتورة من أي جهاز متصل بالإنترنت، مما يقلل بشكل كبير مقدار الوقت الذي يستغرقه الحصول على الدفع.

ما هي المستندات التي يجب عليك تضمينها مع فاتورة التكلفة الإضافية؟

Men shacking hands.

لكل مشروع متطلبات مختلفة للفوترة، بما في ذلك المستندات الداعمة التي يريد العميل منك تقديمها مع الفاتورة. ولحسن الحظ، فإن نظام إدارة المستندات الخاص بـ Premier Construction Software يجعل الأمر سهلاً.

ستتضمن معظم فواتير الوقت والمواد الوثائق الداعمة التالية:

طلب الدفع: يلخص هذا النموذج حالة العقد والمبلغ المفوتر. ويتضمن قائمة بأوامر التغيير والمبلغ الذي يتم إصدار فاتورة به حاليًا. وهو مشابه لنموذج AIA G702.

تفاصيل الفواتير: يتضمن هذا النموذج جدول قيم المشروع وملخصًا للمبالغ المفوترة لكل عنصر. فهو يوضح المبلغ الذي يتم إصدار فاتورة به حاليًا والمبلغ الذي تمت فوترته مسبقًا لكل سطر من الجدول. وهو مشابه لنموذج AIA G703.

قائمة المعاملات: يتضمن هذا التقرير قائمة بجميع معاملات التكلفة المضمنة في الفاتورة. يسمح للمالك بمراجعة التكاليف المحددة قبل دفع الفاتورة. يقوم برنامج Premier Software تلقائيًا بإنشاء هذه القائمة كجزء من سير عمل الفوترة ذات التكلفة الإضافية.

نسخ من الجداول الزمنية أو تقارير الرواتب المعتمدة: قد يرغب العملاء أيضًا في مراجعة نسخ من الجداول الزمنية لموظفيك والتي توضح ساعات العمل في مشروعهم. إذا كان المشروع هو الأجر السائد، فقد يتعين عليك أيضًا تقديم تقارير الرواتب المعتمدة. تسرد هذه التقارير جميع الموظفين في المشروع، وساعات عملهم كل أسبوع، وتشهد على أنهم حصلوا على الأجور والمزايا الصحيحة.

نسخ من فواتير الحسابات الدائنة: سيطلب العديد من أصحاب المشاريع والبنوك نسخًا من فواتير البائعين والمقاولين من الباطن كدليل إضافي على هذه التكاليف. يمكن لبرنامج Premier Software إرفاق نسخ الفاتورة هذه تلقائيًا بالبريد الإلكتروني الذي يتم إرساله إلى المالك أو العميل. ويجوز للمالك أيضًا أن يطلب التنازل عن الامتياز أو الإفراج عنه كدليل على الدفع مقابل طلبات الدفع السابقة.

احصل على فوائد فواتير التكلفة الإضافية دون أي عيوب

يتطلب إعداد فاتورة التكلفة الإضافية لمشاريع البناء اهتمامًا شديدًا بالتفاصيل. إن القدرة على وضع إصبعك أو الماوس على كل إيصال وجدول زمني ينطبق على المشروع سيضمن أنك لن تترك أموالاً على الطاولة. وكلما كانت هذه العملية أسرع وأكثر دقة، كان ذلك أفضل.

سيؤدي استخدام نظام إدارة المستندات الخاص ببرنامج Premier Construction Software مع وحدة إعداد فواتير التكلفة الإضافية إلى تبسيط عملية إعداد الفواتير لديك. ستتمكن من إنشاء فواتير دقيقة على الفور، بدون البنود المفقودة أو التكاليف المنسية. ومن خلال التوقيعات الإلكترونية، ستتمكن أيضًا من تقليل مقدار الوقت المستغرق للحصول على الدفع.

إذا كان فريقك يواجه صعوبة في تجميع فواتير التكلفة الإضافية، فاسمح لبرنامج Premier Software أن يعرض لك طريقة أبسط وأسهل. تواصل مع فريقنا اليوم.