RFI في البناء: اكتشف كيفية عمل العملية

RFI في البناء: اكتشف كيفية عمل العملية

مع وجود الكثير من التفاصيل في المشروع، يجب أن يكون كل عضو في الفريق على نفس الصفحة لفهم الأخطاء وتحديدها. ولهذا السبب يعتبر طلب المعلومات (RFI) في البناء وثيقة أساسية تستخدم لتوضيح التفاصيل إلى جانب العقد. حتى مع وجود عقد، ليست كل خطوة يتم اتخاذها هي نفسها مقارنة بما تم الاتفاق عليه في البداية، خاصة وأن المواعيد النهائية قد تحتاج إلى تمديد، وقد تتغير التكاليف. من خلال التوثيق المناسب، يمكن إعلام الجميع مسبقًا، ولكن هل تعرف ما هو RFI وكيفية القيام بذلك بشكل صحيح؟ استمر في القرائة لتجدها!

ما هو RFI في البناء؟

إن معنى RFI في البناء بسيط: فهو عملية رسمية يسعى فيها المقاول أو عضو فريق المشروع للحصول على توضيحات أو معلومات إضافية حول جانب معين من مشروع البناء.

يتم تقديم طلبات المعلومات عادةً إلى مالك المشروع أو المهندس المعماري أو المهندس ويتم استخدامها لمعالجة المشكلات أو الثغرات المحتملة في خطط المشروع أو المواصفات أو الرسومات. يتيح طلب المعلومات لجهة الإصدار الحصول على معلومات أو توضيحات دقيقة، مما يضمن تقدم عملية البناء بسلاسة ووفقًا لمتطلبات المشروع.

إلى جانب البيانات الإضافية، يهدف طلب المعلومات في البناء إلى التحقق من بنود العقد، واستبدال المواد/المعدات غير المتوفرة أو التي تتجاوز الميزانية، وتوضيح التصميم، والتعرف على المشكلات الناجمة عن مشاكل الموقع، والعمال، والميزانية المتاحة، والجدول الزمني.

حتى مع وجود تعريف بسيط، فإن العملية معقدة لأنها تشمل كل شخص في المشروع. يمكن إنشاؤه وإرساله في بضع دقائق أو ساعة، ولكن الاستجابة يمكن أن تستغرق وقتًا أطول، في المتوسط، أسبوعًا، للطلبات البسيطة، وحتى أطول، للعقود طويلة الأجل والمعقدة.

يمكن رؤية مثال على طلب المعلومات في البناء في هذه الخطوات: يقدم المقاول العام طلب معلومات لتوضيح المواصفات حول الموقع والمواد إلى المقاول من الباطن. يمكن أن تكون الاستجابة فورية بالبيانات المطلوبة، ولكن إذا لم تكن هناك معلومات قاطعة، يتم إرسال المستند إلى أعضاء آخرين في الفريق. وبمجرد أن يكون الرد مناسبًا، يتم إعادته.

الفرق بين RFI والطلبات الأخرى

يوجد أكثر من نوع واحد من الطلبات، لذلك قد تجد أكثر من مجرد RFI في الإنشاء، بما في ذلك RFP وRFQ وRFT. ويتميز كل واحد منهم في الجوانب التالية:

  • طلب تقديم العروض: يتم استخدام طلب الاقتراح لوصف المشروع أو المبادرة وطلب عروض الأسعار لمقاول مؤهل، مع إظهار المؤهلات اللازمة لإكمال المهمة؛
  • RFQ: يتم إرسال طلب عرض أسعار أو مؤهلات لطلب تفاصيل تسعير المنتجات والخدمات، مثل تكاليف البائع وشروط الدفع. وعادةً ما يتم استخدامه أثناء عملية الشراء؛
  • RFT: طلب المناقصة هو دعوة رسمية لتقديم عروض بشأن هيكل التسعير.
PhotoWorkers taking a look into the drawings on a job site.

إنشاء RFI

يجب أن يبدأ طلب المعلومات الفعال في البناء بتعريف واضح للمشكلة. ركز على موضوع واحد فقط في كل مستند لتبسيط الاستجابة، لأنه في بعض الأحيان يتم التعامل مع مشكلة واحدة بشكل أسهل من الأخرى المرفقة، بينما قد يكون وقت الإجابة أطول.

بدلاً من وصف المشكلة، استخدم أفكارك لتقديم حلول مختلفة. لتوضيح شرحك، استخدم مستندات إضافية، مثل الصور الفوتوغرافية ومخططات البناء (مخطط الأرضية، مخطط الموقع، ورسومات المناظر الطبيعية). ومن خلال السياق الكامل، يمكن للمقاول العام حل طلب المعلومات دون إرساله إلى أطراف أخرى.

يجب أن يتضمن النموذج الأساسي لطلب المعلومات اسم المشروع ورقمه وموقعه والشركة ومعلومات الطرف (اسم المقاول من الباطن أو المقاول العام أو أي مسؤول آخر مسؤول عن التقديم)، وتاريخ الطلب، والوصف، والمرفقات، و التوقيع.

تتضمن بعض الاختلافات تأثير التكلفة والأولوية، والتصنيف على أنها عاجلة أو عادية. يجب تقسيم الوثيقة البسيطة أو الأكثر تفصيلاً إلى قسمين: الأول للمشكلة والثاني للرد. يجب أيضًا تحديد الإجابة من خلال اسم المهني والتاريخ والمرفقات.

كيفية الرد عليه

قد يكون عدد طلبات المعلومات التي يتلقاها المقاول العام ضخمًا، لذلك من الضروري الحفاظ على عملية فعالة للرد عليها بحل كامل لتجنب مستند آخر حول نفس الموضوع. سر القيام بذلك بشكل صحيح هو القراءة بعناية وإعطاء إجابة كاملة. إذا كانت هناك حاجة للمساعدة، فيمكن استشارة المهندسين والمعماريين والعميل.

كيفية تحسين العملية

مع وجود عدد كبير جدًا من طلبات المعلومات (RFIs) التي يتعين الوصول إليها، يمكن إجراء التحسين باستخدام برامج، مثل Premier. فهو يتيح لك تنظيمها حسب المرشحات، وإنشاء علامات للتعرف عليها بسرعة، وبدء المهمة، وحفظ التقدم، والعودة عندما يتوفر الوقت، بالإضافة إلى إرسالها إلى الآخرين المعنيين.

توفر أداتنا الوقت بينما تسمح بالإنشاء في ثوانٍ، باستخدام قوالب RFI المخصصة أثناء الإنشاء مع كتل لدعم المستندات والتوصيات والتأثير على التكلفة والوقت وطلبات التغيير. بمجرد إنشائها، تقوم لوحة التحكم بالتصفية حسب الرقم، والموضوع، والأولوية (من الأقل إلى الأعلى)، والنوع، والقسم، والبيانات، والشخص المسؤول.

لتذكر التقارير المعلقة، يعرضها النظام في لوحة المعلومات ويرسل إشعارات عبر البريد الإلكتروني عند اكتمال الاستجابة. لتحسين العملية وتحقيق أقصى استفادة من البرنامج، يمكن لشركتنا أيضًا تحديد إجراء محدد مع أقصى وقت للاستجابة، ونمط للقالب (لتجنب نقص المعلومات)، والتواصل عند إرسال طلب معلومات جديد.

تحسين هذه العملية معنا!

يعد RFI في البناء أمرًا ضروريًا للتواصل خلال كل خطوة من خطوات المشروع. باستخدام برنامج Premier Construction، يمكن إكمال هذه المهمة بسهولة باستخدام ميزات مخصصة للإدارة الكاملة. اقرأ مقالات أخرى على مدونتنا لتحسين العمليات المختلفة. اتصل بنا وابدأ في استخدام أحدث برامجنا!